Verkoop je goederen aan een afnemer in een ander EU-land, dan mag je onder voorwaarden het btw-nultarief toepassen. Maar let op: de Belastingdienst is streng in de beoordeling van het bewijs. Als je niet overtuigend kunt aantonen dat de goederen daadwerkelijk zijn vervoerd naar het buitenland, kan het nultarief worden geweigerd. Een recente zaak laat zien hoe het mis kan gaan — en wat je als ondernemer beter wél kunt doen.
Wat was er aan de hand?
Een Nederlandse machinehandelaar kocht een machine en verkocht die door aan een Duitse klant. In de btw-aangifte paste hij het nultarief toe en vroeg hij de btw over de inkoop terug. Volgens de ondernemer was de machine daadwerkelijk naar Duitsland vervoerd en leverde hij vier vrachtbrieven en getuigenverklaringen aan als bewijs.
De Belastingdienst betwijfelde echter of het transport daadwerkelijk had plaatsgevonden. Er bleken flinke inconsistenties in de gegevens:
Vrachtbrieven bevatten handtekeningen van een chauffeur die ontkende ooit naar Duitsland te zijn gereden;
Kilometerstanden en routes kwamen niet overeen met het opgegeven afleveradres;
De Duitse fiscus meldde dat het afleveradres helemaal niet bestond;
Getuigen gaven tegenstrijdige verklaringen;
Er ontbraken harde gegevens zoals tachograafbestanden of ontvangstbevestigingen.
De rechtbank gaf de Belastingdienst gelijk: het bewijs was onvoldoende. De toepassing van het nultarief werd afgewezen en de btw moest worden terugbetaald.
Wat had hier beter gekund?
De zaak laat zien dat de Belastingdienst en rechtbank streng zijn in de bewijslast voor intracommunautaire leveringen. Niet zomaar elk transportdocument volstaat. De administratie moet kloppen en volledig zijn.
Dit zijn documenten en gegevens die wél als goed bewijs kunnen dienen:
Volledige kilometerregistraties, inclusief begin- en eindpunt van elke rit;
Tachograafgegevens die de rit bevestigen;
Vrachtbrieven met correcte handtekeningen van de juiste chauffeurs;
Een bestaand en controleerbaar afleveradres in het buitenland;
Bevestiging van ontvangst van de goederen door de afnemer;
Correspondentie en orderbevestiging die het transport ondersteunen;
Verzekeringspapieren en betalingsbewijzen;
Btw-nummercheck van de afnemer;
Fotobewijs van levering op locatie.
Vrijspraak in een strafzaak? Niet automatisch genoeg
In de zaak van de machinehandelaar had de bestuurder in een strafzaak nog een vrijspraak gekregen wegens gebrek aan opzet. Maar de rechtbank wees erop dat het belastingrecht een ander bewijskader hanteert. Zelfs zonder strafbare opzet kan het nultarief worden geweigerd als het bewijs onvoldoende is.
Wat betekent dit voor jou?
Verkoop je goederen aan klanten in andere EU-landen? Dan is het belangrijk om je bewijsvoering bij elke levering goed op orde te hebben. Bij Van Berkel Accountants adviseren we je graag over hoe je jouw administratie zo inricht dat je bij een controle stevig staat. Een zorgvuldige, sluitende administratie voorkomt naheffingen, boetes én discussie achteraf. Heb je vragen over intracommunautaire leveringen of twijfel je over je bewijsstukken? Neem contact met ons op — wij helpen je graag.
