Rijdt een werknemer in een elektrische auto van de zaak en laadt hij of zij deze thuis op? Dan wil je als werkgever die laadkosten waarschijnlijk vergoeden. Maar let op: dat kan fiscale gevolgen hebben. Zonder een goede aanpak ziet de Belastingdienst zo’n vergoeding namelijk al snel als belast loon. De Belastingdienst noemt twee manieren waarop je wél een onbelaste vergoeding kunt geven: als intermediaire kosten of via een zakelijke transactie. Beide opties vragen om zorgvuldige documentatie.
Intermediaire kosten: vergoeding op basis van werkelijke uitgaven
Je kunt de werknemer een vergoeding geven voor de daadwerkelijke stroomkosten. Dat valt dan onder intermediaire kosten en blijft buiten de loonheffing, zolang:
✔️ De vergoeding niet hoger is dan de werkelijke integrale kosten per kWh.
✔️ Je uitgaat van zowel de variabele als vaste kosten van het energiecontract.
✔️ Je die kosten verdeelt over het totale stroomverbruik in huis.
De integrale kostprijs per kWh bestaat uit:
✔️ Vast leverings- en transporttarief
✔️ Variabel leveringstarief
✔️ Opslag duurzame energie (ODE)
✔️ Energiebelasting
✔️ (Vermindering van energiebelasting mag buiten beschouwing blijven voor zover al opgebruikt door privégebruik)
Let op: het prijsplafond, zoals dat in 2023 gold, kan deze kostprijs verlagen. Zorg dus dat je steeds met actuele cijfers werkt.
Zakelijke transactie: vergoeding voor levering aan werkgever
Een andere route is het maken van een zakelijke afspraak tussen jou en je werknemer. De werknemer levert dan stroom aan jou als werkgever, alsof hij of zij energieleverancier is.
✔️ De vergoeding valt buiten de loonheffing, zolang deze marktconform is
✔️ Het tarief en de contractvoorwaarden moeten aansluiten bij de actuele energiemarkt
✔️ Leg de afspraken schriftelijk vast in een duidelijke overeenkomst
Ook als de werknemer de stroom zelf opwekt via zonnepanelen, kun je deze route gebruiken. De vergoeding baseer je dan op wat een energiemaatschappij voor dezelfde stroom zou rekenen.
Vaste vergoeding per kWh? Liever niet
Een vaste vergoeding per kWh – bijvoorbeeld gebaseerd op de CBS-gemiddelden – klinkt handig, maar is fiscaal riskant. De Belastingdienst ziet dit namelijk niet als intermediaire kosten, omdat de werkelijke energieprijzen per werknemer sterk verschillen. Een vaste vergoeding mag alleen als je kunt aantonen dat deze lager is dan de werkelijke integrale kosten van alle werknemers. Dit vergt een gedetailleerd kostenonderzoek, en dat is in de praktijk bijna niet haalbaar
Wat kun je het beste doen?
Wil je als werkgever laadkosten thuis fiscaal juist vergoeden?
✔️ Kies voor vergoeding op basis van werkelijke kosten, of
✔️ Sluit een zakelijke overeenkomst af met je werknemer
✔️ Vermijd standaardvergoedingen zonder onderbouwing
✔️ Zorg altijd voor een duidelijke berekening en goede vastlegging
Bij Van Berkel Accountants helpen we je graag om deze regelingen goed in te richten – praktisch én fiscaal verantwoord.
