Klachten
In elke organisatie waar gewerkt wordt, kunnen fouten gemaakt worden. Zo ook bij ons kantoor. Een klacht kan worden omschreven als een uiten van ongenoegen tegen de uitvoering van werkzaamheden die zijn of worden verricht, tegen medewerkers van ons kantoor of tegen het honorarium van de werkzaamheden. Klachten kunnen voortkomen uit zowel de eigen organisatie als vanuit derden.
Wij nemen klachten serieus en zoeken samen graag naar een adequate oplossing. We verzoeken je vriendelijk een klacht schriftelijk in te dienen. Wanneer dit niet wenselijk is, zal de ontvangende medewerker de klacht op schrift stellen en door de klager laten ondertekenen.
Reikwijdte
Deze klachtenregeling heeft betrekking op de volgende situaties:
- Handelingen die leiden tot strafbare feiten door Van Berkel Accountants of haar medewerkers;
- Alle werkelijke of vermoede andere overtredingen van wet- en regelgeving door Van Berkel Accountants of haar medewerkers;
- Alle werkelijke of vermoede schendingen van het kwaliteitsbeleid en/of het stelsel van kwaliteitsbeheersing van Van Berkel Accountants door medewerkers;
- (Dreigende) intimidatie van medewerkers door collega’s dan wel leidinggevenden;
- (Dreigende) onrechtmatige vernietiging of manipulatie van gegevens of informatie;
- Alle situaties die naar de mening van een melder voor melding aan de kwaliteitsbepaler in aanmerking komen.
Procedure
- Indien sprake is van een situatie die onder de reikwijdte van deze klachtenregeling valt, heeft de melder de mogelijkheid deze te melden aan de kwaliteitsbepaler van Van Berkel Accountants;
- De melding onder deze regeling zowel door interne als externe personen vindt uitsluitend digitaal plaats via klachten@vanberkelaccountants.nl.
- De kwaliteitsbepaler bevestigt de melding binnen vijf werkdagen aan de melder. De kwaliteitsbepaler informeert de melder tevens hoe en binnen welke termijn diens melding in behandeling zal worden genomen. Deze termijn bedraagt uiterlijk drie weken na de ontvangst van de melding.
- De kwaliteitsbepaler informeert de melder uiterlijk na drie weken over de afhandeling van de melding en indien van toepassing, de maatregelen die zijn genomen. Wanneer deze termijn door onvoorziene omstandigheden niet kan worden gehaald, informeert de kwaliteitsbepaler de melder hierover en geeft hij aan op welke termijn de melder zal worden geïnformeerd over de afwerking van diens melding.
- Meldingen die betrekking hebben op een (dreigende) overtreding van wet- en regelgeving dan wel het kwaliteitsbeleid en/of het stelsel van kwaliteitsbeheersing van Van Berkel Accountants, worden in alle gevallen door de kwaliteitsbepaler afgehandeld met inachtneming van de vertrouwelijkheid.
Klachtafhandeling
De directie van ons kantoor zal de klacht en de uitkomsten van het onderzoek met de verantwoordelijk accountant en met de klager bespreken tenzij zij dit overlaat aan de verantwoordelijk accountant. De klager dient erop gewezen te worden dat hij, indien de uitkomst van het gesprek voor hem niet bevredigd is, hij zijn klacht kan neerleggen bij de klachtencommissie van de NBA of bij de Acountantskamer.
De directie van ons kantoor zal naar aanleiding van de klacht en indien nodig, maatregelen nemen tot aanpassing van instructies, reglementen of voorschriften. Indien gewenst kan de leiding disciplinaire maatregelen nemen tegen een betrokkene uit de organisatie dan wel een aantekening maken in het personeelsdossier van betrokkene.
Klokkenluidersregeling
De klokkenluidersregeling is een regeling voor het omgaan met een vermoeden van een misstand binnen de organisatie. Ook deze meldingen dienen in eerste instantie bij de kwaliteitsbepaler te worden ingediend. Deze zal de klacht volgens de normale procedure behandelen, met dien verstande dat de klager in dit geval altijd anoniem blijft en dat ook voor anderen in de organisatie niet duidelijk is wie de klager is. De regeling biedt tevens de mogelijkheid om een externe melding te doen. In gevallen waarin redelijkerwijs niet verwacht kan worden dat de interne procedure wordt doorlopen, kan (direct) melding worden gedaan bij een onafhankelijke externe derde. Indien behandeling door de kwaliteitsbepaler bezwaren oproept, kan de klager de klacht neerleggen bij de directie van ons kantoor.
Voor meer informatie rond onze klachten- en klokkenluidersregeling vragen we je contact met ons op te nemen via info@vanberkelaccountants.nl