Goed nieuws voor ondernemers die hun vergaderingen efficiënter willen organiseren. De Eerste Kamer heeft ingestemd met de Wet digitale algemene vergadering privaatrechtelijke rechtspersonen. Hierdoor kunnen rechtspersonen voortaan kiezen voor een fysieke, hybride of volledig digitale algemene vergadering. De nieuwe wet biedt meer flexibiliteit, maar stelt ook duidelijke voorwaarden aan digitaal vergaderen.
Volledig digitaal vergaderen
Tot nu toe waren fysieke vergaderingen de standaard en konden sommige organisaties gebruikmaken van hybride vergaderingen. Met de nieuwe wet wordt het mogelijk om een algemene vergadering volledig online te organiseren.
Deze mogelijkheid geldt onder meer voor: besloten vennootschappen (bv’s), naamloze vennootschappen (nv’s), verenigingen, verenigingen van eigenaars (vve’s), coöperaties en onderlinge waarborgmaatschappijen. Het gaat om een keuze. Organisaties mogen zelf bepalen of zij fysiek, hybride of volledig digitaal willen vergaderen.
Vaak eerst statuten aanpassen
Voor bv’s, nv’s, coöperaties en onderlinge waarborgmaatschappijen geldt dat digitaal vergaderen alleen mogelijk wordt wanneer de statuten daarin voorzien. In veel gevallen zal daarom eerst een statutenwijziging nodig zijn. Voor verenigingen en vve’s is de regeling eenvoudiger. Zij kunnen volstaan met een besluit van de algemene vergadering en hoeven daarvoor niet direct de statuten aan te passen.
Strengere eisen aan digitale deelname
De wet stelt verschillende voorwaarden om ervoor te zorgen dat deelnemers daadwerkelijk kunnen meedoen aan de vergadering.
Zo moeten deelnemers:
- de vergadering live kunnen volgen met beeld en geluid;
- actief kunnen deelnemen aan de beraadslaging;
- gebruik kunnen maken van een tweezijdige audiovisuele verbinding;
- hun stemrecht rechtstreeks kunnen uitoefenen.
Daarnaast moeten deelnemers kunnen worden geïdentificeerd en moet in de oproeping duidelijk worden uitgelegd hoe deelname en stemmingen verlopen. Organisaties moeten bovendien rekening houden met deelnemers die minder digitaal vaardig zijn en waar nodig ondersteuning bieden.
Oproepen wordt eenvoudiger
Ook de regels voor het oproepen van aandeelhouders en leden worden versoepeld. Zo vervalt de verplichting om vooraf toestemming te hebben voor elektronische oproepingen. Daarnaast mogen niet-beursgenoteerde nv’s hun oproepingen voortaan publiceren via een elektronische aankondiging, bijvoorbeeld op de website van de onderneming. Een publicatie in een landelijk dagblad is dan niet langer noodzakelijk. Wel moet de oproeping voldoende informatie bevatten over de wijze van digitale deelname en het uitbrengen van stemmen.
Wat betekent dit voor jou?
Voor veel ondernemers biedt deze wet meer flexibiliteit bij het organiseren van aandeelhouders- en ledenvergaderingen. Wil je gebruikmaken van volledig digitaal vergaderen? Controleer dan of jouw statuten hiervoor geschikt zijn. In veel gevallen is een statutenwijziging nodig voordat je van de nieuwe mogelijkheden gebruik kunt maken. Wij kunnen samen met jouw notaris beoordelen welke stappen nodig zijn.
