Binnen een groep van vennootschappen worden regelmatig managementfees in rekening gebracht. Bijvoorbeeld wanneer een holding managementwerkzaamheden verricht voor een werkmaatschappij. Zo’n managementfee kan voor de betalende vennootschap een aftrekbare kostenpost zijn. Daarvoor moet wel duidelijk zijn welke werkzaamheden tegenover de vergoeding staan en hoe de hoogte van de vergoeding is bepaald.
Een recente rechtszaak over een managementfee van ruim € 2 miljoen laat vooral zien hoe belangrijk die onderbouwing is.
Wat is een managementfee?
Een managementfee is een vergoeding voor managementdiensten die de ene vennootschap aan een andere vennootschap verricht. Denk aan directiewerkzaamheden, strategische ondersteuning, financiële aansturing of andere bestuurs- en managementtaken.
De vergoeding moet zakelijk zijn. Dat betekent onder meer dat er daadwerkelijk werkzaamheden tegenover moeten staan en dat de hoogte van de vergoeding verklaarbaar moet zijn. Zeker bij transacties tussen gelieerde vennootschappen is het belangrijk om dit goed vast te leggen.
Een managementovereenkomst is daarbij niet alleen praktisch, maar vormt ook belangrijk bewijs. Hierin kunnen bijvoorbeeld de werkzaamheden, verantwoordelijkheden en wijze waarop de vergoeding wordt berekend worden vastgelegd.
Hoe het niet moet
Dat een factuur op zichzelf niet voldoende is, blijkt uit een zaak waarin een holding ruim € 2 miljoen aan managementkosten wilde aftrekken.
De kosten waren gefactureerd door een buitenlandse vennootschap van de bestuurder. Eén factuur van € 2.167.760 had betrekking op werkzaamheden over de periode 2017 tot en met 2022. Op het moment dat de factuur in maart 2020 werd opgesteld, werd dus ook al gefactureerd voor toekomstige werkzaamheden.
Daarnaast werd de factuur nooit betaald, maar verwerkt in rekening-courant. Een schriftelijke overeenkomst waarin de werkzaamheden en het gehanteerde uurtarief van $ 150 waren vastgelegd, ontbrak. Ook verschillende gedeclareerde onkosten konden niet worden onderbouwd.
Geen bewijs van de managementdiensten
De vennootschap moest aantonen dat de managementkosten daadwerkelijk waren gemaakt en zakelijk waren. Daar slaagde zij niet in.
De rechtbank vond het onder andere zeer ongebruikelijk dat één factuur zowel werkzaamheden uit het verleden als nog te verrichten werkzaamheden omvatte. Ook het ontbreken van een overeenkomst, de gebrekkige onderbouwing van de kosten en het uitblijven van betaling werkten in het nadeel van de vennootschap.
Daar kwam bij dat verklaringen over de werkzaamheden niet duidelijk maakten dat deze door de buitenlandse managementvennootschap waren verricht. De werkzaamheden leken eerder samen te hangen met de functie van de bestuurder zelf.
De aftrek van ruim € 2 miljoen werd daarom geweigerd. Ook de rente die met deze kosten samenhing, werd gecorrigeerd.
Wat betekent dit voor jou?
Werk je met managementfees tussen je holding en werkmaatschappij of tussen andere gelieerde vennootschappen? Zorg dan dat niet alleen de factuur, maar vooral de prestatie achter de factuur goed kan worden onderbouwd.
Leg vast welke werkzaamheden worden verricht, hoe de managementfee wordt berekend en waarom de vergoeding zakelijk is. Zorg er vervolgens voor dat de praktijk aansluit bij de gemaakte afspraken.
Deze zaak is vooral een voorbeeld van hoe het niet moet: een groot bedrag op één factuur, geen duidelijke overeenkomst, onvoldoende bewijs van de werkzaamheden en geen daadwerkelijke betaling. Hoe beter de afspraken en werkzaamheden vooraf en gedurende het jaar worden vastgelegd, hoe sterker de fiscale onderbouwing van de managementfee.
