Je herkent het vast: de klus is af, de factuur is verstuurd, de betaaltermijn is voorbij… en toch staat er nog niets op je rekening. Je moet wéér een mailtje sturen of bellen. Ondertussen lopen je eigen kosten gewoon door.
Laat uitbetaald worden is voor veel zzp’ers geen uitzondering, maar bijna dagelijkse realiteit blijkt uit onderzoek van KNAB. Zeker als je werkt voor grotere organisaties merk je dat jouw factuur niet altijd bovenop de stapel ligt. En als je afhankelijk bent van een paar vaste opdrachtgevers, voelt het soms spannend om ‘streng’ te zijn.
Toch kun je meer doen dan afwachten en duimen. Een groot deel zit in hoe je je afspraken maakt, hoe je factureert en hoe slim je je boekhoudsysteem inzet.
Wat is er aan de hand?
In de praktijk spelen een paar dingen door elkaar:
- Grote opdrachtgevers hanteren standaard lange betaaltermijnen, of ze houden zich niet aan wat er is afgesproken.
- Facturen raken zoek bij de administratie, of worden pas verwerkt nadat iemand ze heeft goedgekeurd.
- Zzp’ers wachten soms te lang met factureren of vinden het lastig om achter hun geld aan te gaan.
- Betalen wordt de klant niet altijd makkelijk gemaakt: losse pdf’s, geen duidelijke link, IBAN overtypen… dat helpt allemaal niet.
Het gevolg: jij bent aan het voorfinancieren, terwijl jij degene bent die het minst ruimte heeft om lang op je geld te wachten.
Wat kun je eraan doen?
1. Begin bij duidelijke afspraken
Voordat je aan een opdracht begint, mag je best zakelijk zijn over geld. Spreek een betaaltermijn af die bij jou past (bijvoorbeeld 14 of 30 dagen) en zet die zwart op wit in je offerte en opdrachtbevestiging.
Werk je aan een grotere opdracht of traject? Dan is het heel normaal om met een aanbetaling of tussentijdse facturen te werken. Daarmee verklein je jouw risico én voorkom je dat je maanden wacht op één groot bedrag.
Hoe duidelijker je bent aan de voorkant, hoe makkelijker het is om later een herinnering te sturen.
2. Factureer snel en maak betalen makkelijk
Veel zzp’ers laten hier ongemerkt geld liggen: de factuur gaat pas dagen of weken ná oplevering de deur uit. Hoe later jij factureert, hoe later je betaald wordt.
Ons advies:
- factureer direct na oplevering (of volgens je afgesproken moment);
- zorg dat de factuur helder en simpel is;
- en vooral: maak betalen zo makkelijk mogelijk.
Daar komen betaallinks en QR-codes in beeld. In plaats van alleen een IBAN en betalingskenmerk, geef je je klant een knop of code waarmee hij in één keer kan afrekenen. Geen gedoe, geen overtypfouten – gewoon direct betalen vanuit de mail of pdf.
3. Laat je boekhoudsysteem het werk doen
Hier kun jij als klant van Van Berkel echt winst pakken. Wanneer je uit Visma Net factureert, dan kunnen wij je helpen om:
- betaallinks automatisch toe te voegen aan je facturen;
- QR-codes op je facturen te laten genereren;
- herinneringen automatisch te versturen als een factuur niet op tijd betaald wordt.
Dat voelt misschien een beetje onpersoonlijk, maar in de praktijk werkt het heel prettig: jij hoeft er niet steeds aan te denken, en de klant krijgt een vriendelijke, duidelijke reminder mét directe betaalmogelijkheid.
Je behoudt altijd zelf de regie: wil je een klant liever persoonlijk bellen in plaats van een automatische mail sturen, dan kan dat natuurlijk ook.
4. Wees niet bang om op te volgen
Veel zzp’ers vinden het lastig om achter hun geld aan te zitten. Je wilt de relatie goed houden en bent bang om ‘moeilijk’ te doen. Maar een herinnering sturen is geen onbeleefdheid, het is gewoon onderdeel van zakendoen.
Een praktische aanpak:
- vlak na het verlopen van de termijn: een korte, vriendelijke reminder;
- blijft betaling uit, dan kun je even bellen of een iets steviger mailtje sturen.
Juist omdat je goede afspraken hebt gemaakt én je factuur makkelijk te betalen is (betaallink/QR-code), sta je sterker in dat gesprek.
5. Kijk structureel naar je betalingen
Een keer te laat betaald worden is vervelend. Maar als het structureel gebeurt, is het tijd om te kijken of:
- je betaaltermijnen wel passend zijn;
- er klanten zijn die steeds problemen geven;
- je misschien te weinig spreiding hebt in je opdrachten.
Samen met je accountant kun je in je boekhoudsysteem precies zien welke debiteuren vaak te laat betalen en waar je cashflow kwetsbaar is. Soms is één gesprek met een klant of een aanpassing in je werkwijze al genoeg om veel rust te creëren.
Hoe kunnen wij je helpen?
Heb je problemen met klanten die te laat betalen? We helpen je graag orde op zaken te stellen. Inmiddels hebben we al verschillende klanten met veel succes geholpen hun factureringsproces te verbeteren. Wil jij hier ook stappen maken? Neem contact met ons op. Dan kunnen we:
- je factuurproces samen doornemen: van offerte tot herinnering;
- je boekhoudsysteem zo inrichten dat er automatisch betaallinks en QR-codes op je facturen staan;
- je helpen met een nette, maar duidelijke tekst voor herinneringen;
- samen kijken naar je cashflow en welke klanten of instellingen voor terugkerende problemen zorgen.
Zo ben jij minder tijd kwijt bent aan achter je geld aanlopen – en houd je meer tijd over om gewoon te ondernemen.
